Building blocks for the message

These sentences help with several common writing tasks:

• thanking — Vielen Dank für Ihre E-Mail. (to a friend: für deine E-Mail)
• informing — Ich komme am Montag.
• declining — Leider kann ich nicht kommen.
• giving a reason — Ich bin krank.
• asking — Können Sie mir bitte schreiben?
• wanting an appointment — Ich möchte einen Termin machen.
• moving it — Können wir den Termin auf Freitag verschieben?

Learn them as whole lines — adapt them to the actual task, and add other sentences when needed.